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Un loueur de matériel m’a demandé conseil
J’ai creusé, benchmarké, et j’en ai tiré cet article (avec plein de tips concrets).
Récemment, Cyril, le propriétaire d’un site e-commerce qui fait de la location de matériel de type sono, son et lumières, pour des fêtes, des soirées DJ, de l’événementiel etc, est venu me voir pour parler de son projet de refonte de son site actuel. Spoiler : on parle WordPress, WooCommerce, stocks et trucs qui clignotent.
Beaucoup des problèmes qu’il m’a exposés se posent aussi à d’autres loueurs de matériel en ligne, c’est pourquoi j’ai décidé d’écrire cet article. Si vous faites de la location de sono, d’éclairage, d’outillage ou de matériel informatique, ça va vous parler.
Sur son site actuel, Cyril passe beaucoup, beaucoup de temps à faire de la gestion à la main. Son offre commerciale est riche et compliquée et, jamais à court d’idées, Cyril la diversifie et l’étend régulièrement. Bref, un vrai casse-tête d’inventaire si c’est pas outillé correctement.
Dans les tâches les plus chronophages, il y a :
- la création des produits individuels, mais aussi des packs / packages / groupes de produits, puisque les clients de Cyril ont tendance à vouloir louer d’un coup tout un lot de matériels (des machines à fumée, des éclairages de fête, des enceintes, des platines, etc) — bref des kits clés en main
- la gestion des stocks (dispos réelles, retours, maintenance, UGS / SKU, bref l’inventaire “IRL”)
- la préparation de devis à la main (avec simulation de prix selon la durée, ouf)
- la facturation à la main dès lors que les commandes sont complexes
Par ailleurs, Cyril aimerait mettre en place des paiements fractionnés, avec un acompte au moment même de la réservation : logiquement, il n’a pas envie de perdre des occasions de louer à cause d’un loueur qui réserverait son matériel puis annulerait sa location au dernier moment sans avoir rien payé. Je plussoie à 200% : c’est vital pour sécuriser le chiffre d’affaires.
Les plugins de réservation conviennent-ils pour faire de la location de matériel ?
On peut envisager cette solution… mais en fait non, ce n’est pas une bonne idée. Sur le papier c’est “ok”, dans la vraie vie c’est “meh”.
A première vue quand on parle de location de matériel, on pense à utiliser un système de réservation. C’est l’instinct “calendrier”.
Il existe de nombreux plugins de réservation pour WordPress, notamment certains que je connais bien puisque j’ai écrit de la documentation ou des tutoriels sur eux, par exemple :
L’idée de base semble bonne puisqu’effectivement, il y a dans l’acte de louer une dimension temporelle à gérer : le client veut le matériel de telle date à telle date, de telle heure à telle heure. On parle de check-in / check-out, durée, jours bloqués, etc.
Le problème, c’est que la location est de nature mixte : elle n’implique pas seulement un service immatériel, mais aussi une gestion physique des matériels. Et là, sans vrai stock multi-quantités, c’est la misère (overbooking, conflits de ressources, “oops” techniques).
C’est pourquoi en réalité la plupart des plugins de réservation pour WordPress ne peuvent pas convenir pour créer un site web de location de matériel : ils n’intègrent en effet aucune gestion des stocks, un aspect typiquement lié aux produits physiques. Certains gèrent des “ressources” simples, mais pas un inventaire précis, ni un panier mixte WooCommerce proprement tenu.
En réalité, la location s’apparente plus à une vente temporaire de produits physiques, menant donc tout droit vers une utilisation de WooCommerce comme système de vente, qu’à une réservation conçue par les développeurs comme étant de nature intangible. Imho, c’est le chemin le plus robuste et scalable.
Comment louer des packs de matériel
Les loueurs de matériel proposent souvent de louer des produits individuellement ou en groupes / packs. Les fameux packs DJ, kits son & lumière, “bundle outillage”, etc.
Il est possible de formaliser cela dans la boutique. Bonne nouvelle pour l’UX et le SEO, d’ailleurs (mots-clés “pack location”, “kit”, “forfait”).
Souvent, un loueur de matériel souhaite louer à la fois des produits individuels et des groupes de produits, des packs, packages, assortiments etc. Ça colle bien au panier moyen “événement”.
Par exemple vous louez
- un outil et aussi ses accessoires
- une platine DJ et ses divers câbles
- une machine à fumée, et plusieurs litres de liquide
- une tour d’ordinateur, un écran, une souris, un clavier et une clé USB ou un disque dur externe
- etc
Bref, dans tous ces cas vous avez en fait besoin de louer plus qu’un produit isolé. Quelles sont les solutions de location groupée ?
Les produits groupés
L’extension WooCommerce propose, de base, une fonctionnalité intéressante : les produits groupés.
WooCommerce permet en effet :
- De créer des produits simples, normaux, qu’ils soient matériels ou non d’ailleurs (produits téléchargeables, services…)
- De créer des produits groupés, qui d’un côté ont leur propres paramètres (nom de produit, description courte et description longue, image produit, prix…) et de l’autre permettent de sélectionner les produits simples qui seront vendus dans ce produit groupé
Par exemple, un loueur d’outillage va créer un produit simple « perceuse », un produit simple « forets à bois », et rassembler les deux dans un produit groupé « perceuse et forets à bois ». Ça marche nickel pour des kits standardisés.
Une limite de ces produits groupés est qu’ils sont définis et vendus en bloc : on ne peut pas rajouter ou supprimer des produits simples, ni faire varier la quantité : par exemple, si on voulait 2 perceuses et un seul jeu de forets. Pas top pour la personnalisation ou l’upsell.
L’extension WooCommerce Product Bundles
Une extension créée par la même entreprise que WooCommerce, Product Bundles, vient étendre les fonctionnalités des produits groupés. Elle coûte 47€ par an.
Elle laisse le client créer sa propre version d’un produit groupé, et permet de faire ce que les produits groupés de base de WooCommerce ne font pas : par exemple faire varier en quantité l’un des produits contenus dans l’offre groupée. Super pour des packs modulaires et des kits personnalisables (cross-sell friendly).
Conçue pour la vente, Product Bundles peut s’associer avec d’autres plugins pour faire aussi de la location (mais de base elle ne gère pas la dimension temporelle). Donc on mixe avec un système de dates.
Gérer les dates de location du matériel
La location de matériel, c’est une vente de date à date. On facture une durée, avec éventuellement des jours tampons pour préparation/retour.
Il faut donc que ces dates soient gérées correctement. Sinon, c’est l’overlap et la sueur froide à 23h la veille d’un évènement.
Le plugin WooCommerce Easy Booking (Pro)
Pour gérer cette dimension temporelle, le côté « réservation de date à date » de la location, je propose d’utiliser le plugin Easy Booking, qui existe en version « basic » gratuite et en version « pro » payante, à 79€ par an.
Cette extension vient ajouter à vos produits une petite interface qui permet au client de sélectionner dans un calendrier en javascript la date de début et la date de fin de la réservation. Simple, clair, efficace côté UX.
Au passage, Easy Booking gère aussi les stocks : si vous avez 10 vélos à louer, et que 4 sont loués du 1er au 7 mars, alors à cette période il ne reste que 6 vélos à louer. Comme c’est géré automatiquement, cela vous évite de rencontrer des problèmes de commandes impossibles à satisfaire, avec de pénibles procédures de gestion manuelle et de remboursement de paiements indus. Et oui, la disponibilité en temps réel, ça change la vie.
Proposer une simulation de commande et faire un devis automatique
Dans le cadre de grosses locations contenant de multiples produits, les clients aiment savoir d’avance combien ils vont payer. Un simulateur de prix et un devis en ligne, c’est rassurant.
Dans certaines formes de la location de matériel, le montant moyen des commandes est élevé car la commande concerne un nombre de produits largement supérieur à un. C’est typiquement le cas en événementiel.
Par exemple, quand on loue du matériel de fête, comme le fait Cyril, on loue en fait toute une série d’objets.
De même, quand on loue de l’outillage de jardinage ou de bricolage.
C’est un cas très différent des locations du genre véhicules ou machines-outil, voiture, camionnette, tractopelle, qui vont se louer plutôt à l’unité.
Or quand le montant de la commande est élevé souvent le client aime bien avoir d’abord un devis pour savoir précisément ce qu’il va devoir débourser, tous frais inclus (livraison, taxes…). Transparent, sinon rien.
D’où le besoin de plugins pour générer des devis, pour éviter d’avoir à passer un temps fou à faire ce travail à la main.
Le plugin WooCommerce Request a Quote
Pour permettre à vos clients de générer un devis automatique, je vous recommanderais ce plugin : Request a Quote. (Quote signifie devis, en anglais.) Il est vendu 66€ par an.
(Je ne suis pas complètement sûr qu’il soit compatible avec tous les plugins mentionnés dans cet article.) Testez en staging avant prod, comme d’hab, histoire d’éviter les surprises.
Proposer un paiement partiel, fractionné, en plusieurs fois, avec un acompte
Les clients n’aiment pas payer de grosses sommes. Surtout d’un coup.
Les vendeurs aiment être sûrs d’être payés… et ont raison 😅
Il y a moyen de concilier les intérêts des deux parties !
Dans les types mentionnés plus haut de location de matériel, où le montant moyen de la commande est élevé, cela génère un frein à l’achat : si on demande au client de débourser d’un coup 1000€, ou 5000€, une partie de la clientèle déclare forfait.
Alors que si on propose du paiement en plusieurs fois, aussi appelé paiement fractionné, on se donne de meilleures chances de conclure la vente. C’est un vrai booster de conversion (Klarna/Alma/Oney like, pour situer l’idée).
Autre aspect du problème : le fait d’accepter d’avance une réservation a parfois pour effet de rendre les produits réservés indisponibles pour d’autres clients. Si le client annule à la dernière minute sans avoir rien payé, le loueur subit donc un manque à gagner, une perte de chance de louer. La solution est d’imposer le règlement d’un acompte dès la réservation : si le client annule, il perd son acompte, et le loueur subit certes un manque à gagner (le montant total) mais amorti par le montant de l’acompte. Cette formule représente un compromis raisonnable entre les intérêts divergents du loueur et du locataire.
Le paiement en plusieurs fois et le règlement d’un acompte ne sont pas des fonctionnalités de base de WooCommerce. Pour en bénéficier, il faut donc utiliser des solutions tierces. Voici deux possibilités.
Les passerelles de paiement en plusieurs fois
Diverses passerelles de paiement permettent de paramétrer un paiement en plusieurs fois, et certains incluent le paiement d’un acompte, calculé en pourcentage du montant total : par exemple, 30% d’acompte, puis règlement du reste en 4 mensualités égales. Parfait pour lisser la trésorerie côté client et sécuriser côté loueur.
Pour en savoir plus lisez mon article sur
Les solutions de paiement en plusieurs fois / paiement fractionné avec WooCommerce
Le plugin WooCommerce deposits / partial payments
Le plugin payant ($54 par an) WooCommerce Deposits vous permet de gérer le paiement d’acomptes puis de règlements partiels.
Puisqu’il est compatible avec WooCommerce, il le sera aussi, normalement, avec tout plugin permettant de gérer la location par réservation. Testez bien le flux complet (panier -> checkout -> solde), ptite astuce de vieux briscard 😇
Proposer la livraison et le click and collect
La location d’objet implique de les mettre à disposition du client. Ça semble bête, mais c’est là que tout se joue pour l’expérience.
Comment régler ce problème ?
Comme la vente, la location peut impliquer diverses formules pour mettre les produits loués dans les mains du client :
- la remise en mains propres, ou « click and collect«
- et l’expédition / livraison, par divers services comme Colissimo, DHL, UPS, Mondial Relay, etc.
Pour la première solution, lisez l’article sur comment mettre en place le click and collect.
Pour la livraison, la forme locative ne change rien aux réglages standard de WooCommerce, suffisamment avancés pour satisfaire un maximum de cas de figure. Il s’agira, comme pour une vente classique, de définir des zones d’expédition et des classes d’expédition. Je vous laisse découvrir comment configurer les réglages d’expédition de WooCommerce. Pensez aux points relais et aux créneaux de retrait si votre logistique s’y prête.
Gérer la facturation automatique
La facturation, c’est long et chiant. Et source d’erreurs quand c’est manuel.
Heureusement, on peut l’automatiser !
Dans le cas de la location de produits en nombre, de commandes complexes de type produits groupés ou « product bundles« , la facturation à la main serait un enfer à gérer.
Heureusement, WooCommerce et vos autres plugins peuvent gérer une facturation automatique, vous épargnant ainsi la sueur et les larmes. Numérotation, mentions légales, TVA, tout est cadré si on paramètre bien.
Dans le cas des produits groupés, de base sur WooCommerce, leur facturation (code UGS / SKU des produits, désignation, quantité, prix HT et TTC…) est également de base donc cela ne pose pas problème.
Dans le cas des Product Bundles, le plugin assure aussi une facturation détaillée. Parfait pour des factures PDF lisibles et des devis propres.
Conclusion
En conclusion, la location de matériel en ligne est un domaine complexe qui nécessite une gestion à la fois immatérielle et physique. C’est du e-commerce “avec des vrais objets” et des dates, pas juste du rendez-vous.
Les plugins ordinaires de réservation pour WordPress ne peuvent pas convenir pour la création d’un site de location de matériel, car ils ne prennent pas en compte la gestion des stocks. C’est le point qui casse tout, honnêtement.
Au lieu de cela, la location de matériel s’apparente davantage à une vente temporaire de produits physiques, ce qui mène vers l’utilisation de WooCommerce comme système de vente.
Les produits groupés de WooCommerce sont utiles pour louer des produits par lots, mais ils ont leurs limites. L’extension WooCommerce Product Bundles peut étendre les fonctionnalités des produits groupés. Combo gagnant pour des packs personnalisables.
D’autres plugins servent à mettre en place le paiement fractionné, les devis et la facturation. Avec ça, vous avez une vraie boutique de location qui tourne bien, sans bricolage foireux.
Besoin d’aide ?
Je peux vous aider à créer votre boutique de location
Créateur professionnel de sites web, auteur d’une série de tutos sur WooCommerce et sur les plugins de réservation, j’ai développé une expertise qui pourrait accélérer votre processus de création d’un site web de location de matériel. Bref, je connais les pièges (et comment les éviter sans s’arracher les cheveux).
Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez
- m’engager à l’heure : Conseil en création de site web
- ou m’acheter un site tout fait (avec votre collaboration) ; prix d’une boutique en ligne + le prix du travail pour en faire un site de location (à voir en fonction des fonctionnalités)
N’hésitez pas à me contacter pour discuter de votre projet ! On papote technique, on fait un ptit plan d’action, et on shippe.
