Intégration Amelia WordPress Booking + calendrier Google Calendar et Outlook Calendar

Mise à jour : 11 février 2024

Le problème du calendrier Amelia WordPress Booking et l’intérêt d’utiliser Google Calendar ou Outlook Calendar

L’extension de réservation de rendez-vous et de vidéoconférence Amelia WordPress Booking permet à vos clients de réserver et gérer eux-mêmes leurs rendez-vous avec vous.

Les interactions entre votre clientèle et Amelia WordPress Booking génèrent donc un planning, un agenda, un emploi du temps.

Mais, problème : que se passe-t-il quand vous avez, par ailleurs, un agenda déjà partiellement rempli ?

Que se passe-t-il quand, par exemple, vous exercez une profession médicale et que vous êtes inscrit-e sur Doctolib, qui gère également des rendez-vous ?

Que se passe-t-il si un client vient prendre rendez-vous sur votre site en utilisant Amelia WordPress Booking, alors qu’à cette date et à cette heure, vous avez déjà un rendez-vous pris par un autre moyen ?

Pour régler d’avance ces problèmes, il est possible de synchroniser Amelia WordPress Booking avec un autre calendrier, soit Google Calendar soit Outlook Calendar.

La synchronisation se fera dans les deux sens :

• tout rendez-vous pris sur Amelia WordPress Booking sera inscrit sur le calendrier Google ou Outlook
• tout rendez-vous pris sur Google ou Outlook sera inscrit sur le calendrier Amelia WordPress Booking

Ainsi, impossible de se tromper !

Comment synchroniser Amelia WordPress Booking et Google Calendar / Outlook Calendar

Je vous avertis, la configuration des calendriers dans Amelia n’est pas simple et va donner le tournis aux amateurs et aux amatrices.

Si vous avez besoin d’un coup de main, contactez-moi, je peux vous le faire en moins d’une heure, à 40€ l’heure, en une session par téléphone + logiciel de partage d’écran (Anydesk ou Teamviewer).

Aide à la configuration de WP Amelia Booking (1 heure)

Principes généraux

Un calendrier par « employee »

D’abord il faut comprendre que la synchronisation des calendriers se fait sur la base du concept d' »employee », un terme anglais d’Amelia qui prête à confusion puisqu’il désigne toute personne proposant des services à la réservation dans l’interface d’Amelia, et il peut certes s’agir d’employés au sens de salariés, mais aussi bien de travailleurs indépendant, de micro-entrepreneurs ou de professions libérales.

Bref, en tout cas la synchronisation se fait « employé » par « employé », et pas au niveau général du site – cela n’aurait en effet guère de sens puisque le site lui-même, ou l’entreprise qui gère le site, n’a pas, en soi, d’emploi du temps.

Amelia doit gérer ses propres rendez-vous

Ensuite il faut comprendre que la gestion des rendez-vous d’Amelia devra toujours passer par Amelia.

Par exemple, si vous voulez annuler un rendez-vous Amelia qui s’est inscrit dans le calendrier Google ou Outlook, vous devez passer par le plugin Amelia pour l’annuler proprement ; si vous l’effacez seulement depuis le calendrier Google ou Outlook, cela ne l’annulera pas pour autant dans Amelia.

Configurer Google Calendar

Amelia WordPress Booking vous fournit de la documentation sur ce point… en anglais !

Créer une application Google

Vous devez d’abord générer un ID Client et une clé Client Secret.

Pour cela, rendez-vous sur Google Developers Console.

Cliquez sur « Select a project », puis créez un projet ou sélectionnez-en un si vous en avez déjà.

Si vous le créez :

• Dans Project Name, donnez un nom à votre projet
• Dans Project Organisation, sélectionnez No organisation
• Cliquez sur Create

Cela crée votre projet et une icone avec un numéro 1 apparait dans l’interface : c’est une notification qui vous dit que le projet a été créé. Cliquez dessus : cela vous amène au tableau de bord de gestion du projet, « API’s and services ».

Là, il faut cliquer sur « Library » dans le menu de gauche.

Puis, il faut taper « Google Calendar » : cela fait apparaitre l’option « Google calendar api » ; cliquez dessus.

Sélectionnez à nouveau « Google Calendar API ».

Cliquez sur « Enable » pour activer cette API.

Cela l’active et vous ramène sur la page « Enabled APIs and services”.

Créer des identifiants, un ID Client et une clé Client Secret

Cliquez maintenant sur le bouton “Create Credentials“ qui apparait en haut à droite.

Cela ouvre une fenêtre « Credentials ».

Dans le menu déroulant « Select an API », sélectionnez « Google Calendar API ».

Cochez « User data ».

Cliquez sur Next.

Dans le champ « App Name », tapez le nom de votre application, par exemple « Amelia ».

Dans le champ « User support mail », tapez votre email.

Dans « Developer contact information », « Email adresses », tapez à nouveau votre email.

Cliquez sur « Save and continue ».

Cliquez sur « OAuth Consent Screen » dans le menu de gauche.

Dans « User type », cliquez sur « Make External”.

Une fenêtre pop-up s’ouvre. Sélectionner « In production » et cliquez sur le bouton « Confirm ».

Cliquez sur “Credentials” dans le menu de gauche.

Cliquez sur le bouton “+ Create Credentials“.

Dans le menu déroulant qui s’ouvre, cliquez sur “OAuth client ID“

Dans le champ “Application type”, sélectionnez “Web application”, puis tapez le nom de l’application (le nom que vous avez donné plus haut).

Dans le champ « Authorized redirect URIs », cliquez sur “+ Add URI”.

Une fenêtre pop-up s’ouvre.

Fournir les urls d’intégration

Là, ça va se corser encore un peu…

Ouvrez un nouvel onglet (ne fermez surtout pas la fenêtre en cours !!) et allez sur votre site. Rendez vous sur la page Réglages d’Amelia, et dans Integrations/Google Calendar/Redirect URI field, vous trouverez une url. Copiez-la.

Retournez sur l’onglet des « Credentials » et collez l’url.

Si vous utilisez le tableau de bord « Employee panel » en front-end, et que vous souhaitez autoriser les travailleurs à connecter leur calendrier Google Calendar à partir de là, vous devez aussi ajouter l’url de ce tableau de bord. Important : l’url doit comporter un / final.

Fournir les identifiants Google à Amelia

Ensuite, une nouvelle fenêtre pop-up s’ouvrira, contenant vos identifiants. Allez copier-coller votre Client ID et votre Client Secret dans les réglages d’Amelia, dans /Integrations/Google Calendar.

A partir de là, l’intégration de Google Calendar dans Amelia WordPress Booking est prête.

Connecter le compte employee au compte Google Calendar

Mais il reste encore à connecter vos employés.

Chacun d’eux devra se connecter à son compte d’utilisateur Amelia, en passant par le tableau de bord « Employee panel ».

Si jamais cette procédure se passe mal, il faut que l’employé supprime la partie “=https://www.googleapis.com/auth/calendar” de l’url, et clique sur Entrée. Cela devrait régler le problème.

Gérer les autres paramètres Google Calendar dans Amelia WordPress Booking

Sur la page des Réglages de Amelia WordPress Booking, dans Intégrations et dans l’onglet Google Calendar, vous trouvez une série d’options à configurer.

Titre et description de l’évènement

Vous pouvez d’abord cliquer sur « Titre et description de l’évènement ». Cela donne accès à plusieurs champs.

Vous pouvez y définir comment les rendez-vous et événements vont s’afficher sur votre calendrier Google.

Vous avez 2 types de champ : le titre, et la description, appliqués soit au rendez-vous, soit à l’événement.

Vous pouvez dire à Amelia de remplir ces champs, soit avec le texte de votre choix, soit avec des données préstructurées.

Amelia WordPress Booking vous offre une liste de codes, de type %service_name%. Si vous les utilisez, cela remplacera ce code par le nom du service.

De même si vous utilisez %category_name%, cela ira chercher le nom de la catégorie du service concerné.

Amelia vous donne la liste de ces codes : vous n’avez qu’à cliquer dessus pour les copier, puis faire « coller » (ou Ctrl + V, ou Pomme + V) dans l’un des champs.

Activer Google Meet

Option transparente.

Insérer des rendez-vous en attente

Si vous cochez cette option, cela inscrira dans le calendrier Google de l’employé les rendez-vous qui ont le statut « en attente » ou pending » – ceux dont le paiement est en attente de validation, par exemple. A vous de voir !

Ajouter les participants à l’événement

Cochez cette option si vous voulez que le nom du client qui a réservé le rendez-vous s’affiche dans le calendrier de l’employé.

Autoriser les clients à voir les autres participants

Cochez cette option si vous voulez que tous les participants à un rendez-vous ou à un événement puissent voir les noms des autres ; dans le cas contraire, laissez l’option décochée.

Envoyer un email d’invitation à un événement

Activez cette option pour qu’Amelia envoie un email de notification à vos clients.

Perso, je ne comprends pas bien cette option : je ne vois pas pourquoi Amelia la donne à gérer dans les options du calendrier, et pas dans les options des notifications.

Supprimer les créneaux déjà occupés

La traduction française de cette option laisse à désirer. Il s’agit en fait de considérer comme non-réservables dans Amelia les créneaux qui sont déjà marqués comme réservés dans le calendrier de Google.

Il est conseillé de cocher cette option, sous peine de voir des clients réserver plusieurs fois les mêmes créneaux, conduisant à des situations délicates qui nécessiteront une gestion à la main et des remboursements.

Inclure la durée tampon dans les événements Google

Amelia permet de définir des durées tampons, avant ou après les horaires des rendez-vous – pour souffler, faire une pause pipi, boire un café. Cette option permet de les inclure dans les créneaux réservés sur le calendrier Google.

Par exemple si vous avez un service de 30 minutes, pour lequel vous avez défini une durée tampon de 15 minutes après le rendez-vous, et si vous cochez cette option, alors quand un client réserve un rendez-vous pour 9h, le créneau sera marqué réservé de 9h à 9h45 dans Google Calendar.

Nombre maximum d’événements retournés

Cette option vous laisse définir le nombre de rendez-vous et autres événements qui s’affichent sur une page donnée, pour éviter de surcharger le serveur.

Configurer Outlook Calendar

Amelia WordPress Bookingvous fournit de la documentation sur ce point… toujours en anglais !

Créer une application Outlook et générer un ID Client et une clé Client Secret

Pour synchroniser Amelia WordPress Booking avec votre calendrier Outlook Calendar, vous devez avoir un compte outlook.com, office365.com, ou hotmail.com. Si vous en avez un, connectez-vous, et si vous n’en avez pas, créez-en un.

Rendez-vous ensuite sur la page Azure portal et dans les services Azure, repérez et sélectionnez « Microsoft Entra ID ». Si jamais celui-ci n’apparait pas dans la liste, cliquez sur « More services ».

Ensuite, dans le menu de gauche, cliquez sur « App registrations” puis dans l’encart qui s’ouvre cliquez sur “New registration”.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, tapez le nom de votre application, par exemple « Amelia ».

Après la question “Who can use this application or access this API?”, cochez la dernière option “Accounts in any organizational directory (Any Azure AD directory – Multitenant) and personal Microsoft accounts (e.g. Skype, Xbox)”.

Dans le champ « Redirect URI » sélectionnez “Web”.

Ouvrez un nouvel onglet (sans fermer la fenêtre en cours !!) et allez sur votre site, sur la page Réglages d’Amelia, et dans Integrations/Outlook Calendar/Redirect URI field, vous trouverez une url, de type “https://monsite.com/wp-admin/”. Copiez-la.

Retournez sur l’onglet d’Azure, puis collez la Redirect URI.

Si vous utilisez le tableau de bord « Employee panel », copiez son url et collez-la également dans l’interface d’Azure.

Cliquez maintenant sur “Register” et l’application sera créée.

Cela vous renvoie vers une page qui vous donne accès à votre “Application (client) ID”. Copiez ce code et retournez dans vos réglages Amelia/Integrations/Outlook.

Retournez sur Azure, cliquez sur “Certificates & Secrets” dans le menu de gauche, puis cliquez sur le bouton “New Client Secret”.

Tapez une petite description, puis dans la partie « Expires », sélectionnez “Never”.

Copiez la partie « Value » puis allez la coller dans vos réglages dans le champ “Client Secret”.

Gérer les autres paramètres Outlook Calendar dans Amelia WordPress Booking

Sur la page des Réglages de Amelia WordPress Booking, dans Intégrations et dans l’onglet Outlook Calendar, vous trouvez une série de réglages à paramétrer.

Titre et description de l’évènement

SVP reportez-vous à la partie « Gérer les autres paramètres Google Calendar dans Amelia WordPress Booking » ci-dessus, car les options sont quasiment les mêmes.

Conclusion

Voilà, vous savez maintenant configurer vos calendriers Outlook et Google avec l’extension Amelia.

Pas trop fatigué-e ? Un petit bol d’aspirine pour finir ?

Si vous n’avez pas envie de gérer vous-mêmes toutes ces procédures compliquées et rébarbatives, je peux vous configurer tout ça en environ 1h à 2h. Contactez-moi !