Comment configurer des ressources partagées dans le plugin Amelia WordPress Booking

Le concept de ressource dans Amelia WordPress Booking

Les versions récentes (à partir de la 6.0) du plugin Amelia WordPress Booking ont ajouté un concept intéressant qui manquait à certains utilisateurs : le concept de ressource.

Ce concept désigne tout objet matériel ou lieu utilisable dans le cadre d’un rendez-vous : un outil, un meuble, une pièce.

Prenons quelques exemples :

• Un site qui vend des cours de yoga peut avoir 3 salles et 5 enseignantes qui se partagent ces salles. Dans le vocabulaire d’Amelia, les enseignantes sont des employées et les salles sont des ressources.
• Un salon de coiffure qui a 4 coiffeurs et 3 fauteuils de coiffure : les fauteuils sont des ressources. On ne peut pas coiffer 4 clients en même temps même si on a 4 coiffeurs sur place puisqu’il n’y a que 3 fauteuils.
• Un site de spa vend des accès à différents services qui se passent dans différents espaces. Il y a 3 masseuses qui alternent dans 2 salles de massage, et il y a un unique jacuzzi individuel en libre accès (il ne nécessite aucun employé). Les 2 salles de massage et le jaccuzzi sont des ressources, partagées par des employés ou des clients différents.

WP Amelia se devait de prendre en compte les ressources puisque dans tous ces cas et bien d’autres, elles sont un facteur limitant de l’activité.

Voyons maintenant comment on configure ces ressources.

Comment configurer les ressources

Il faut d’abord savoir que l’utilisation des ressources nécessite d’avoir WP Amelia en version pro ou developer. Si cela vous intéresse, allez acheter une de ces versions d’Amelia.

Créer une ressource

Ensuite, connectez-vous à votre interface d’administration de WordPress, et rendez-vous sur la page Amelia > Services.

Là, vous avez 3 onglets :

• Services
• Offres
• Ressources

Cliquez sur Ressources.

Au départ vous n’en avez aucune de définie donc la page est un peu vide. Arrangeons ça !

Cliquez sur le bouton « + Add ressource ».

Cela ouvre un panneau dans lequel vous pouvez configurer votre ressource.

Nommer la ressource

D’abord, donnez-lui un nom à la ressource. Par exemple :

• Salle de yoga
• Fauteuil de coiffure pour homme
• Salle de massage
• Jaccuzzi

Définir la quantité de la ressource

Puis, définissez une quantité, au minimum 1.

Par exemple dans les cas ci-dessus, on aurait :

• Salle de yoga : 3
• Fauteuil de coiffure : 3
• Salle de massage : 2
• Jaccuzzi : 1

Définir si la ressource est partagée ou unique

Ensuite, vous avez un choix à faire, via 2 cases à cocher. Soit vous cochez la première, soit vous cochez la deuxième.

La première indique : Resource quantity is shared among the selected items (la quantité de la ressource est partagée entre les éléments sélectionnés).

La seconde indique : Resource quantity is unique for selected item type (la quantité de la ressource est unique pour le type d’élément sélectionné).

Dans le premier cas, les « éléments » (items) en question sont les concepts d’employé, de service, et de lieu : par exemple, plusieurs coiffeurs sont susceptibles d’utiliser un fauteuil à un horaire donné, ou plusieurs services de coiffure, genre coupe pour homme et teinture pour femme, sont susceptibles d’utiliser ce fauteuil.

Dans le second cas, les « éléments » désignent un service ou un lieu.

Définir comment à quels éléments s’applique la ressource

Vous avez ensuite la partie « Resources will be included in:« .

Puis vous avez 3 champs dans lesquels vous pouvez cliquer pour définir à quels éléments cette ressource s’applique :

• services
• emplacement (ce terme assez mal traduit désigne les lieux)
• employés

Pour chacun de ces éléments, vous pouvez attribuer la ressource à 0 ou plusieurs services / emplacements / employés.

(Si vous laissez le champ vide, la ressource sera attribuée à tous les éléments de chaque type : tous les services, tous les emplacements, tous les employés. Donc soyez précis parce que sinon, la quantité ressource pourrait limiter vos prises de rendez-vous.)

Par exemple, imaginons que dans le salon de coiffure, on définisse un fauteuil spécial pour les shampooings, et qu’un employé soit spécialisé dans le shampooinage : dans ce cas on attribuera la ressource à cet employé et pas aux autres.

Et si, dans le spa, plusieurs masseurs / masseuses se partagent indifféremment les salles de massage tant qu’elles sont libres, alors on attribuera la ressource « salle de massage » en quantité 2 à ces 2 employé-e-s.

Sauvegarder

Evidemment, n’oubliez pas de sauvegarder la ressource que vous venez de créer.

Cela vous ramène à la page Amelia > Services > Ressources, et vous pouvez maintenant cliquer sur la ressource pour avoir un aperçu de ses réglages.

Fonctionnement de la ressource pour les clients

Laisser Amelia gérer l’indisponibilité des ressources

Dorénavant, les clients pourront réserver les services liés aux ressources, mais la quantité disponible de la ressource limitera le nombre de rendez-vous prenables.

Par exemple, si le jacuzzi est loué 1 fois lundi à 14h, alors il n’est plus disponible à la location sur ce créneau-là.

Ou, si 2 clients ont réservé des massages samedi à 16h dans les 2 salles disponibles, il n’est plus possible de réserver à cet horaire.

Ainsi, le concept de ressource vous permet de gérer la limitation inhérente à de nombreux types d’activité qui utilisent des espaces, outils et autres matériels en quantité limitée, quel que soit le nombre de travailleurs disponibles.

Distinguer les emplacements et les ressources

A noter, pour finir, qu’il faut bien distinguer les concepts d’emplacement / lieu et de ressource même si cette ressource consiste elle aussi en un lieu…

En effet, un spa, un salon de coiffure, un club de gym, une école, sont des emplacements / lieux – qui se caractérisent par une adresse physique.

Chacun de ces lieux peut avoir différentes ressources :

• un spa a 2 salles de massage et 1 jacuzzi
• un salon de coiffure a 3 fauteuils pour faire des coupes de cheveux et 1 pour faire des shampooings
• un club de gym a 2 salles de gym
• une école a 5 salles de cours et 1 vidéoprojecteur
• etc

Conclusion

Voilà, j’espère que ce tutoriel vous aura été utile.

Si vous avez besoin d’aide je peux vous assister dans la configuration d’Amelia WordPress Booking.