Table des matières
Introduction
Le problème : La gestion de l’information dans les entreprises
A chaque seconde qui passe dans le monde numérique d’aujourd’hui, une quantité phénoménale d’informations est générée. Les entreprises, centres névralgiques d’innovation et de production, incarnent l’essentiel de cette tendance, submergées qu’elles sont par un déluge incessant d’informations, contenues dans des documents de tous formats : e-mails, bases de données, collections de PDF, systèmes de gestion de contenu, etc.
La gestion de cette masse d’information disséminée dans le cyberespace de l’entreprise devient un défi colossal qui dépasse souvent largement les capacités humaines.
La solution : L’IA comme documentaliste
Face à cette marée de données, une solution émerge des impressionnantes avancées de l’Intelligence Artificielle (IA) : l’IA en tant que documentaliste d’entreprise.
Dans ce rôle, l’IA, et plus précisément le « large language model » ChatGPT associé à une documentation d’entreprise, pourrait servir d’assistant universel, capable d’indexer des centaines ou milliers de documents professionnels (à usage interne ou externe), et d’y rechercher des informations pertinentes pour les fournir, en un instant, soit au personnel de l’entreprise, soit à ses partenaires, soit à ses clients, soit encore à ses prospects.
Ainsi, l’IA en tant que super documentaliste numérique pourrait être la réponse à nos défis modernes de gestion de l’information, et chatGPT peut trouver des applications dans de nombreux domaines de l’économie : droit, médecine, industrie, commerce, culture, etc.
La problématique de la gestion de l’information en entreprise
L’accumulation des données et des documents
Rapports, emails, notes de réunion, documents de projet, contrats… : les données s’accumulent à un rythme effréné dans les entreprises modernes. L’inventaire à la Prévert semble interminable.
Chaque fragment d’information est précieux, mais sa valeur ne peut se traduire concrètement en hausse de productivité et en économie de coût du travail que si l’information peut être trouvée, comprise et utilisée de manière efficace.
Les défis posés par cette accumulation
Un des défis majeurs que pose l’accumulation exponentielle de données est la difficulté de trouver l’information pertinente dans le bon contexte.
Un autre est le risque de perte d’informations importantes en raison de la surcharge d’information. L’information non structurée, en particulier, pose un défi particulier en raison de sa nature hétérogène et de sa répartition dans divers silos d’information.
Le coût de la mauvaise gestion de l’information
La mauvaise gestion de l’information coûte cher aux entreprises :
- beaucoup de temps se perd à chercher des informations
- des décisions se prennent sur la base d’informations incomplètes ou incorrectes
- l’inaccessibilité de l’information pertinente aboutit à des opportunités gâchées
Présentation de ChatGPT
Qu’est-ce que ChatGPT ?
ChatGPT a été construit par OpenAI, un laboratoire de recherche qui dispose à la fois de branches à but non lucratif et à but lucratif. Lors de sa création en 2015, OpenAI a reçu des financements d’Amazon Web Services, d’InfoSys et de YC Research, ainsi que des investisseurs comme Elon Musk et Peter Thiel. Microsoft fournit actuellement 10 milliards de dollars de financement à OpenAI.
ChatGPT est un grand modèle de langage (large language model ou LLM) développé par OpenAI, basé sur le modèle Transformer, architecture révolutionnaire qui a redéfini le paysage de l’apprentissage profond (deep learning) en matière de traitement du langage naturel. Capable de comprendre et de générer du texte en langage naturel, ChatGPT rend l’interaction avec l’IA aussi naturelle que possible.
Comment fonctionne ChatGPT ?
GPT signifie « generative pre-trained transformer », ce qui indique qu’il s’agit d’un grand modèle linguistique qui vérifie la probabilité de l’ordre d’apparition des mots dans une séquence. Un grand modèle linguistique est un algorithme d’apprentissage profond – un type de modèle transformateur dans lequel un réseau neuronal apprend le contexte de tout modèle linguistique – un langage parlé ou écrit ou aussi bien un langage de programmation informatique.
ChatGPT ne « sait » pas ce qu’il dit, mais il sait quels symboles (tokens) sont susceptibles de se succéder en fonction des données sur lesquelles il a été formé. Dans le cas de ChatGPT, cet ensemble de données est une grande partie d’Internet. A partir de là, les humains donnent leur avis sur les résultats de l’IA pour confirmer si les mots qu’elle utilise semblent naturels.
Pour les entreprises, ChatGPT peut également écrire et déboguer du code, ainsi que créer des rapports, des présentations, des emails et des sites web. En général, ChatGPT peut rédiger le type de prose que vous utiliseriez probablement pour le travail. ChatGPT peut répondre à des questions aussi.
ChatGPT avec CustomGPT comme documentaliste d’entreprise
L’indexation et la recherche d’informations avec ChatGPT et CustomGPT
CustomGPT est un logiciel qui s’associe à ChatGPT pour spécialiser et « fine-tuner » ce dernier. Le fine-tuning est l’opération qui consiste à entraîner un modèle sur la base d’un corpus donné, pour le spécialiser.
Concrètement, CustomGPT permet de donner tout un site web à ChatGPT en tant que source documentaire, et dès lors le chatbot se chargera de répondre aux questions non plus sur la base de son corpus d’origine, mais sur la base d’un corpus personnalisé : votre site web. On peut tout aussi bien lui donner des collections de documents, comportant jusqu’à des millions de mots. Il peut aussi jouer le rôle de moteur de recherche interne en langage naturel.
Notez bien que CustomGPT ne citera jamais exactement – et bêtement – les documents d’origine : il générera des réponses originales, adaptées à la question posée, mais en s’inspirant des informations disponibles dans la documentation fournie.
Par exemple si vous lui fournissez un document qui dit que le prix de tel produit est de 200€, CustomGPT répondra :
- à la question « Combien coûte tel produit ? » : « Ce produit coûte 200€ »
- à la question « Quel est le prix de ce produit ? » : « Le prix de ce produit est de 200€ ».
En tant que documentaliste d’entreprise, ChatGPT peut s’avérer précieux.
Les avantages de l’utilisation de ChatGPT dans ce rôle
L’avantage principal de ChatGPT réside dans sa capacité à générer rapidement des réponses textuelles de manière autonome, ce qui peut aider à automatiser certaines tâches de documentation.
Par exemple, il peut aider à rédiger des emails, à créer des rapports, ou à répondre à des questions courantes.
De plus, ChatGPT peut être utilisé dans la production de contenus, la traduction et la communication par email, ainsi que dans diverses autres applications qui sont pertinentes pour les rôles de documentation.
Exemples d’utilisation de ChatGPT en entreprise
Cas d’études : Comment différentes entreprises peuvent utiliser ChatGPT
ChatGPT, en version fine-tunée grâce à CustomGPT, peut être utilisé pour un large éventail d’applications dans une entreprise, en particulier en exploitant les informations disponibles dans la documentation et sur le site web de l’entreprise.
Voici quelques-unes des applications possibles de ChatGPT + CustomGPT pour les entreprises :
- Création de contenu : ChatGPT peut générer du contenu pour le marketing :
- articles de blog
- publications sur les réseaux sociaux
- matériel marketing promotionnel
- Traduction de langues : ChatGPT peut être utilisé pour traduire des documents :
- des courriels
- de la documentation technique
- de la documentation de produits
- Communication par courrier électronique : ChatGPT peut aider à rédiger, éditer et relire des courriels. Il peut également générer des modèles pour des courriels récurrents, des newsletters etc.
- Génération d’idées et brainstorming : ChatGPT peut aider à générer des idées pour de nouveaux produits, stratégies marketing, sur la base de la gamme existante.
- Création de présentations : ChatGPT peut aider à rédiger des diapositives de présentation et à structurer des présentations.
Et beaucoup d’autres applications.
Pour fine-tuner ChatGPT avec CustomGPT, il est nécessaire de suivre une série d’étapes comprenant
- la création de données d’entraînement
- le téléchargement des données d’entraînement
- l’interaction avec l’API OpenAI
- la création du fine-tuning
- la récupération de l’ID du modèle fine-tuné
- le test du modèle fine-tuné.
Il est important de noter que le fine-tuning de ChatGPT nécessite une connaissance technique approfondie et que l’utilisation de l’API OpenAI est sujette à des coûts.
De plus, bien que ChatGPT puisse accomplir de nombreuses tâches, il a ses limites. Il ne comprend pas le contexte de la même manière qu’un humain, et bien qu’il puisse générer des réponses qui semblent pertinentes et cohérentes, il ne « comprend » pas vraiment l’information qu’il produit. Il est donc important de vérifier et de réviser le contenu généré par ChatGPT.
Les publics du chatbot génératif
Un chatbot conversationnel basé sur les données de votre entreprise peut rendre service à deux types de public :
1/ Les clients et prospects
Vous pouvez utiliser CustomGPT pour répondre aux questions de vos clients et de vos prospects.
Par exemple, le chatbot peut renseigner votre public sur les propriétés de vos produits, l’aider à choisir un produit, et répondre à des questions du type :
- quelle est la différence entre tel produit et tel autre ?
- quel produit correspond le mieux à tel besoin précis ?
- quel est le téléphone du responsable de l’entreprise dans ma région ?
- etc
2/ Les employés et partenaires
Le chatbot peut également servir de documentaliste interne. Quand une entreprise ayant de nombreux employés multiplie les projets, il devient souvent difficile même pour les employés de s’y retrouver dans la jungle des documents de travail. Alors, CustomGPT permet à chacun de fouiller rapidement dans cette jungle documentaire et d’y retrouver l’information pertinente.
Limites et risques de l’utilisation de ChatGPT en entreprise
Il est important de noter que, bien que ChatGPT soit une technologie puissante, il présente également des limites et des risques potentiels.
Ces risques diminuent toutefois fortement dès lors qu’on utilise ChatGPT fine-tuné avec pour source la documentation d’une entreprise.
| Limites | Avec ChatGPT | Avec CustomGPT (chatGPT + fine-tuning) |
| Compréhension du contexte | ChatGPT peut parfois manquer de contexte ou de compréhension nuancée, ce qui peut conduire à des erreurs ou à des malentendus. | CustomGPT a une meilleure compréhension du contexte spécifique à l’entreprise. |
| Mise à jour des connaissances | Comme ChatGPT est formé sur une base de données figée, il ne peut pas accéder à des informations mises à jour après sa formation. | Une version fine-tunée de ChatGPT pourrait être régulièrement mise à jour avec les nouvelles informations de l’entreprise pour rester à jour. |
| Personnalisation | ChatGPT a été formé sur une vaste gamme de données d’Internet, ce qui signifie qu’il ne peut pas être spécifiquement adapté à un domaine d’expertise particulier sans formation supplémentaire. | Le fine-tuning permet au chatbot documentaire de ne répondre qu’avec les propres données de l’entreprise (son site web, ses documents internes), pas avec celles venues d’Internet |
| Risques | Avec ChatGPT | Avec CustomGPT (chatGPT + fine-tuning) |
| Génération de contenu inapproprié | En raison de la nature de son apprentissage à partir d’Internet, ChatGPT peut parfois générer des contenus offensants, trompeurs ou inappropriés. | La version fine-tunée de ChatGPT risque très peu de produire du contenu inapproprié dès lors qu’il ne trouve rien de semblable dans la documentation de l’entreprise. |
| Dépendance excessive à la technologie | Comme pour toute technologie, il existe un risque que les utilisateurs deviennent trop dépendants de ChatGPT pour leurs besoins en documentation et en communication, ce qui peut conduire à des problèmes si la technologie tombe en panne ou si elle génère des erreurs. | Il faut évidemment éviter d’aboutir à une situation où CustomGPT serait l’expert le plus compétent de l’entreprise… |
Conclusion
Au carrefour entre l’accumulation exponentielle de données et la nécessité d’un accès efficace et précis à l’information, l’écosystème de l’information en entreprise est en pleine mutation. Tandis que les solutions traditionnelles de gestion documentaire montrent leurs limites, l’émergence de l’intelligence artificielle, et en particulier des grands modèles de langage comme ChatGPT, offre des perspectives inédites.
ChatGPT, ce modèle de langage développé par OpenAI, représente un tournant dans l’approche de la gestion documentaire. Son aptitude à traiter, comprendre et générer du texte le rend particulièrement efficace pour l’indexation et la recherche d’information, deux tâches clés de la gestion de l’information. De plus, la souplesse de son utilisation le rend très pertinent dans de nombreux secteurs d’activité – le droit, la médecine, le commerce, les technologies, les sciences, la culture… -, où il permet une amélioration significative de l’efficacité et de la productivité.
Invitation à l’action pour les entreprises : commencer à utiliser ChatGPT
En conclusion, l’utilisation de ChatGPT comme documentaliste d’entreprise peut représenter un avantage concurrentiel significatif. L’efficacité accrue, la productivité et l’agilité offertes par cette technologie peuvent transformer la manière dont les entreprises gèrent leur information, leur permettant de rester compétitives dans l’économie de la connaissance d’aujourd’hui.
Pour les entreprises qui envisagent de prendre le pas, la première étape consiste à identifier les domaines où ChatGPT pourrait être le plus bénéfique, puis à tester son utilisation dans ces contextes spécifiques.
Dans ce monde de plus en plus numérique, il est clair que l’avenir de la gestion de l’information en entreprise passe par l’intelligence artificielle. Et, avec des outils comme ChatGPT combiné avec CustomGPT, cet avenir est déjà à notre portée.
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