Amelia WordPress Booking : configurer les e-mails, le SMTP, les notifications et cron

L’excellent plugin Amelia WordPress Booking permet de laisser vos clients gérer eux-mêmes leurs réservations de rendez-vous en ligne.

Pour que tout marche bien, il faut évidemment que vous, ou vos travailleurs / employés, et les clients, receviez des notifications quand un rendez-vous est pris.

Or pour que des notifications par e-mail soient envoyées par Amelia WordPress Booking, il faut :

• qu’un système d’envoi d’emails soit correctement configuré (PHP mail, SMTP, Mailgun…)
• que des notifications soient définies dans Amelia
• qu’une tâche cron se charge d’envoyer les notifications par mail dès qu’un rendez-vous est pris ou dès que l’heure d’un rappel est arrivé

Qu’est-ce que c’est que ce charabia, vous allez me dire ? Attendez, je vais tout vous expliquer.

Configurer les notifications dans WP Amelia

La page de configuration des notifications

Pour configurer les notifications, connectez-vous à l’admin de WordPress, puis survolez Amelia dans le menu de gauche de l’administration, et rendez-vous sur la page Notifications.

Notifications email et SMS

Là, vous voyez en haut à gauche que vous avez 2 onglets :

• notifications email
• notifications SMS

Quand on arrive sur cette page, on tombe automatiquement sur le premier onglet, notifications email.

Notifications aux clients et aux employés

Juste au-dessous des 2 onglets, on en trouve 2 autres :

• Aux clients
• Aux employés

En effet, comme un rendez-vous est nécessairement la rencontre entre deux personnes différentes, il faut que des notifications soient envoyées aux deux, or elles ne doivent pas nécessairement contenir les mêmes informations :

• l’admin ou le travailleur doit être au courant de l’heure et de la date du rendez-vous, mais dans bien des cas il est déjà au courant de l’adresse, dans le cas d’un rendez-vous hysique
• tandis que le client, lui, doit recevoir des informations plus complètes : heure, date, lieu, conditions, etc

Types de notifications email

Amelia WordPress Booking permet de créer et envoyer toute une série de notifications différentes pour couvrir tous les cas possibles :

• Rendez-vous approuvé : si vous l’avez approuvé à la main ou si vous l’avez approuvé automatiquement
• Rendez-vous en attente : si vous avez défini que l’approbation devrait d’abord être validée par l’admin ou le travailleur concerné, ou devait attendre la validation complète du paiement
• Rendez-vous invalidé : si la prise de rendez-vous a connu une erreur technique, un problème de paiement etc
• Rendez-vous annulé : si le client, vous ou le travailleur, a annulé le rendez-vous
• Rendez-vous reporté : idem
• Rappel de rendez-vous : vous pouvez en définir un ou plusieurs, à un certain délai avant le rendez-vous, par exemple 72h avant ou 3h avant l’heure
• Suivi de rendez-vous : c’est une notification envoyée APRES le rendez-vous – par exemple un remerciement ou une offre spéciale de fidélisation des clients
• Offre achetée : c’est une confirmation d’achat de ce qu’Amelia en français appelle une « offre de services« , et qu’il appelle « package » en anglais : un groupe de services
• Offre annulée

L’interface de rédaction des notifications et les placeholders / espaces réservés

Pour chacun des cas listés ci-dessus, vous pouvez envoyer un message différent.

Pour cela, vous avez, à droite de l’écran, une interface d’écriture.

Pour les personnes qui font de l’informatique au quotidien, cette interface est limpide. Mais pour les débutants ou les personnes peu habituées aux logiciels, cela demande quelques explications.

Déjà, on a un cadre de rédaction qui, par défaut, contient une sorte de version standard de chaque notification. A priori c’est plutôt bien conçu et vous pouvez utiliser cela tel quel.

Ensuite, au-dessus, vous avez un menu avec des dizaines de boutons de formatage : on retrouve ça dans plein de logiciels qui servent à éditer du texte, pour mettre du gras, des italiques, des titres, etc.

Et ensuite, en bas du cadre de texte, vous avez quelque chose de plus rare et de plus difficile à comprendre : les placeholders / espaces réservés.

Je vais vous expliquer le principe et vous allez voir qu’en fait, c’est simple.

Admettons qu’une cliente nommée Marie prenne rendez-vous sur votre site. Vous voudriez bien lui écrire pour lui dire : « Bonjour Marie, merci d’avoir réservé le 15 mai à 14h ».

Sauf qu’évidemment, au moment où vous rédigez la notification de rendez-vous approuvé, vous ne savez pas qu’une dénommée Marie prendra rendez-vous ce jour-là.

D’où l’intérêt des placeholders : ils vont récupérer toutes les « informations dynamiques », celles dont la nature ne change pas (par ex, nom du client, heure du rendez-vous, adresse du rendez-vous, etc), mais dont le contenu change.

Donc au lieu d’écrire « Bonjour Marie Boyer », vous écrivez « Bonjour %customer_full_name% », et quand Marie Boyer prendra rendez-vous, l’expression %customer_full_name% se transformera en Marie Boyer.

Je sens que vous avez la même sensation que le savant grec qui s’écria Euréka.

Pour insérer un placeholder / espace réservé dans votre texte, mettez le curseur là où vous voulez l’insérer, puis allez dans un des menus déroulants en-dessous de la zone de rédaction :

• Client
• Entreprise
• Paiement
• Rendez-vous
• Employé
• Emplacement
• Extra
• Catégorie

et cliquez sur l’info que vous souhaitez insérer. Et voilà, ça l’ajoute à votre texte. Vous pouvez formater cette expression en HTML comme si c’était du texte.

Et voilà, le tour est joué.

Les étourdi-e-s, n’oubliez pas de sauvegarder votre notification avec le petit bouton bleu en bas à droite de la zone de rédaction.

Configurer les e-mails, le SMTP

Pour envoyer une notif mail, il faut évidemment que les envois d’emails soient correctement configurés, CQFD.

Pour cela, allez d’abord sur la page Amelia > Réglages.

Ensuite, cliquez sur Voir les réglages dans la section Notifications.

Vous arrivez là :

Vous avez là une série d’options à remplir ou à sélectionner dans des menus déroulants. Voyons ces options une par une.

Service Mail

Mail PHP

Mail PHP est un système d’envoi d’emails qui dépend de PHP (le langage qui fait tourner votre site WordPress sur votre serveur d’hébergement).

Pour éviter le spam, cette solution impose que votre email utilise votre nom de domaine, avec un email du type :

• contact@mon-domaine.fr
• nom-prenom@monsuperdomaine.com
• etc

De plus, elle nécessite une configuration sur le serveur. Donc on va dire que si vous utilisez cette solution c’est que vous êtes un utilisateur avancé et que donc vous n’avez pas besoin de tuto !

Et surtout, cette option est reconnue comme n’étant pas optimale : les emails peuvent mettre du temps à être envoyés et les emails envoyés avec cette méthode sont plus souvent classés en spam que les autres méthodes.

WP email

Cette solution utilise la fonction d’envoi d’emails de base de WordPress, et marche mieux si vous l’avez configurée avec un service tiers, comme Sendinblue.

Elle est simple à paramétrer vu que vous n’avez qu’à indiquer le nom et l’email de l’expéditeur.

SMTP (et gmail)

SMTP, qui signifie Simple Mail Transfer Protocol, ou protocole simple de transfert d’email, est une méthode d’envoi d’emails compatible avec n’importe quel type d’email, donc c’est la solution pour vous si vous n’êtes pas expert en informatique et si vous voulez utiliser une adresse du genre gmail, hotmail, yahoo, laposte, etc.

Ici je vais traiter le cas le plus courant : une adresse Gmail. Si vous utilisez autre chose, vous devrez peut-être chercher des infos sur l’hôte SMTP, le port etc, mais les principes seront les mêmes.

Configurer le SMTP pour une adresse gmail

Google changeant régulièrement ses paramètres pour améliorer la sécurité, vous devez d’abord faire une petite manipulation pour que le SMTP fonctionne avec un email Gmail.

Pour cela,

• allez sur votre compte google (https://myaccount.google.com/),
• puis dans l’onglet Sécurité,
• cliquez sur Validation en 2 étapes (2 step verification)
• cliquez, tout en bas, sur la petite flèche > dans Mots de passe des applications (App passwords)
• cliquez sur Sélectionnez une application, ça ouvre un menu déroulant
• cliquez sur « Autre »
• tapez un nom pour l’application, par exemple Amelia
• cliquez sur le bouton Générer
• cela génère un mot de passe : copiez-le

Maintenant, revenez dans vos réglages de notifications Amelia, dans SMTP

• collez le mot de passe dans Mot de passe SMTP
• mettez le nom de l’application que vous avez définie, genre Amelia, dans Nom d’utilisateur SMTP

Ensuite, complétez ces réglages :

• Hôte SMTP : smtp.gmail.com
• Port SMTP : 587
• SMTP Secure : TLS
• Nom d’utilisateur SMTP : celui que vous avez défini
• Mot de passe SMTP : celui que Google vous a donné
• Nom de l’expéditeur : Nom que vous souhaitez, par ex le nom de votre site (ce nom s’affichera en tant qu’expéditeur de l’e-mail)
• E-mail de l’expéditeur : votre adresse gmail, par exemple moi@gmail.com

Et voilà, dorénavant vos notifications Amelia seront envoyés via Gmail !

Configurer le SMTP pour des adresses outlook, hotmail, live, office365

Si vous avez un email géré par un des services de Microsoft, vous aurez à faire en gros la même démarche qu’avec gmail.

Plus d’infos dans cet article en anglais.

Mailgun

Cette méthode ne marche qu’en version payante donc on va considérer que si vous l’utilisez vous savez déjà bien ce que vous faites, pas besoin d’explication. Je me trompe ? Ou dites-moi en commentaire si vous avez besoin d’aide.

Configurer les tâches cron

Pour que les emails soient envoyés dès qu’il y a des réservations, c’est facile puisque c’est une action du client (le fait de réserver) ou de l’admin (le fait de valider) qui déclenche l’envoi de l’email de notification.

Mais pour que les emails de notification soient envoyés dès que l’heure d’un rappel est arrivé, là il faut qu’il y ait un programme qui vérifie régulièrement s’il y a du courrier à envoyer.

Ce postier automatisé existe, sous forme de ce qu’on appelle une « tâche cron » (cron task).

Cron est un programme qu’utilise WordPress pour vérifier périodiquement s’il y a des choses à faire : par exemple, les plugins et les thèmes ont-ils des mises à jour ? faut-il nettoyer la base de données, faire une sauvegarde ? etc etc.

Donc Amelia WordPress Booking utilise cron pour envoyer les emails – mais Amelia ne peut pas configurer cela de base parce que la configuration dépend des serveurs. Vous devez donc vous en occuper à la main !

Voici comment faire :

• allez sur votre page Amelia > Notifications
• cliquez sur l’une des notifications de type RAPPEL (les autres s’envoient automatiquement dès qu’une action est faite)
• là, à droite, en dessous de la zone de rédaction de la notification, vous avez un encart gris qui vous dit :

Pour envoyer cette notification, veuillez ajouter la ligne suivante dans votre tâche Cron:
*/15 * * * * https://votre-site.fr/wp-admin/admin-ajax.php?action=wpamelia_api&call=/notifications/scheduled/send

• copiez l’url, dans cet exemple c’est https://votre-site.fr/wp-admin/admin-ajax.php?action=wpamelia_api&call=/notifications/scheduled/send

Maintenant, il va falloir installer une extension gratuite qui permet de gérer les tâches cron.

• Allez donc sur votre page Extensions dans le menu WordPress, cliquez sur Ajouter, et cherchez « WP Crontrol« 
• Installez et activez WP Crontrol
• Allez sur la page Outils > Evenements cron
• Allez sur l’onglet Fréquences cron, pour ajouter une nouvelle fréquence
• Remplissez les 3 champs :
  • Nom interne : mettez 5 minutes
  • Intervalle : mettez 600
  • Afficher le nom : mettez 5 minutes
• Retournez sur l’onglet Evènements cron
• Cliquez sur le bouton Ajouter
• Dans type d’événement, cochez PHP cron event
• Dans Code PHP, collez l’url que vous aviez copié à l’étape précédente
• Nom de l’événement, mettez un nom du genre « Rappel Amelia » ou ce que vous voulez
• Prochaine exécution : laissez Maintenant
• Récurrence : cliquez le menu déroulant et sélectionnez la fréquence 5 minutes que vous avez créée
• Sauvegardez

Et voilà ! Vos rappels de notifications seront maintenant automatiquement envoyés.

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